Le module Coheris RGPD Text-Control

Beaucoup d’applications intègrent des champs « Commentaires », dans lequel l’auteur saisit des informations relatives à un dossier, un client, etc.

Coheris RGPD Text-control

Pour monitorer les zones bloc-notes et commentaires des applications

Ces zones de texte libres (verbatims) permettent un suivi des dossiers de clients ou d’usagers qui n’est pas interdit.

Cependant, des règles strictes encadrent cette utilisation puisque ces commentaires peuvent directement concerner la vie privée des personnes.

La solution logicielle Coheris RGPD Text-Control est utilisable sur toutes vos applications (CRM, ERP, RH, …) pour :

  • contrôler les espaces de textes libres de ces applications et éviter la saisie de données dites à caractère sensible (santé, vie sexuelle, opinions politiques, etc. ou encore des commentaires subjectifs ou des jugements de valeur).
  • permettre aux responsables de traitement de contrôler ces zones de risques pouvant nuire à la conformité de leur entreprise à la nouvelle réglementation RGPD.
Identification des mots et expressions interdites - Coheris RGPD Text-Control

Deux modes de contrôle sont disponibles : temps réel ou différé

Le contrôle en temps réel de la présence d’expressions interdites/sensibles dans un champ texte vous permet de détecter en temps réel au moment de sa création, si un verbatim contient des expressions interdites au regard du règlement, lors de la saisie par un utilisateur  au sein d’une application métier.

Une notification immédiate (blocage/alerte) s’affiche dans la zone de texte et vous permet une action corrective immédiate ou différée par un superviseur ou opérateur.

Le contrôle régulier en mode différé de la présence d’expressions interdites/sensibles dans des champs textes permet d’appliquer le calcul d’un score de criticité à de nouveaux verbatims.

  • Exemple: vous pouvez calculer tous les soirs les scores des nouveaux verbatims saisis dans la journée et produire la liste des verbatims posant problème.

Une notification a posteriori s’affiche dans la zone de texte et vous permet des actions correctives différées par un superviseur ou opérateur.

Conformité au RGPD

  • Sensibiliser les équipes en contact avec les données personnelles.
  • Vérifier la compréhension des principes, rôles, responsabilités et procédures.
  • Former les employés pour éviter un risque majeur de non-conformité.

Collecte d’informations

  • Une attention particulière doit être portée aux données personnelles sensibles.
  • Limiter le recours aux zones de commentaires libres.
  • Réalisation d’audits réguliers et recours à des outils automatiques.

Traitements de données

  • Recenser précisément les différents traitements de données personnelles.
  • Recenser précisément les catégories de données personnelles traitées.
  • Recenser précisément les objectifs poursuivis par les opérations de traitements de données.

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